Zur HKR-Kanal-Übersicht gelangt man entweder aus dem Hauptmenü des Portals über die Karte „HKR-Kanäle“ oder aus dem Burger-Menü im Header über den Menüpunkt „HKR-Kanäle“.

Dazu benötigt der Benutzer wenigstens die Berechtigung „R HKR-Kanäle“ (Erläuterungen dazu siehe unter: Rolle konfigurieren).

Über den Button „Hauptmenü“ gelangt man wieder zurück zum Hauptmenü des Portals.

Prozess

Eine wichtige Funktion der ePayBL ist die Weiterleitung bzw. der Export von Buchungsdaten (Zahlvorgängen) an die Haushalts-, Kassen- und Rechnungssysteme der Verwaltung (HKR). Hier werden die Buchungsdaten als Sollstellungen angelegt und hier setzt das Mahnwesen an.

Für diese Übertragung werden im Portal HKR-Kanäle konfiguriert. Diese Export-HKR-Kanäle beschreiben,

• in welches Format die Zahlvorgänge der ePayBL umgewandelt werden, damit das HKR-System die Daten verarbeiten kann (dabei erfolgt die Transformation der Daten durch ein sogenanntes HKR-Modul, in Lieferstufe 3 gibt es nur das XFinanz3-Modul),
• welche Daten an das HKR-System gesendet werden (Abfragezeitraum, Status der Zahlvorgänge),
• über welchen Transportweg die erzeugten Dateien an das HKR-System gesendet werden
• und in welchem zeitlichen Turnus die Verarbeitung erfolgen soll.

Darüber hinaus kann die ePayBL auch Istbuchungen der Kassensysteme verarbeiten. Diese Verarbeitung wird ebenfalls über HKR-Kanäle (in diesem Fall Import-HKR-Kanäle) gesteuert.

Übersichtstabelle

Die HKR-Kanal-Übersicht zeigt alle konfigurierten Kanäle und besteht aus einer Tabelle mit folgenden sortierbaren Spalten:

• Name des Kanals
• Nummer des Mandanten und der zuordenbaren Organisationseinheit(en)
• Richtung des Kanals (Export von Daten an das HKR-System bzw. Import von Daten aus dem HKR-System)
• Modulname (benennt das HKR-Modul für die Datentransformation)
• Transportweg
• Turnus, in dem der Kanal läuft
• Status (aktiv / inaktiv – nur von aktiven Kanälen werden Daten verarbeitet)

Buttons

In der HKR-Kanal-Übersicht lassen sich neue Kanäle anlegen und vorhandene Kanäle bearbeiten oder löschen sowie ihr Status ändern.

Zum Anlegen eines neuen HKR-Kanals klickt man auf den „Plus“-Button neben der Überschrift. Zum Bearbeiten eines Kanals klickt man entweder auf den Namen des Kanals oder auf den entsprechenden Bearbeiten-Button. In beiden Fällen öffnet sich eine Lightbox zur Konfiguration des HKR-Kanals.

Ein Kanal lässt sich nur dann löschen, wenn diesem Kanal keine Organisationseinheit zugeordnet ist (Erläuterungen dazu siehe unter: Organisationseinheiten / HKR-Kanäle). Andernfalls ist der Löschen-Button deaktiviert.

Funktionsweise

Mit der Aktivierung des Kanals wird gleichzeitig ein entsprechender Batch-Job angelegt, der den Kanal entsprechend der Zeitsteuerung ausführt.

Für die Verarbeitung von Daten einer Organisationseinheit (Zahlvorgänge oder Istbuchungen) müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Ein HKR-Kanal ist konfiguriert und weist die Organisationseinheit als zuordenbar aus.
2. Der HKR-Kanal ist in der Organisationseinheit zugeordnet (Erläuterungen dazu siehe unter: Organisationseinheiten / HKR-Kanäle).
3. Der HKR-Kanal befindet sich im Status „aktiv“.

Für die erfolgreiche Verarbeitung der Daten ist die Zuordnung des HKR-Kanals zu einer Organisationseinheit innerhalb der betreffenden Organisationseinheit selbst sowohl für die Export-Richtung als auch für Import-Richtung erforderlich.

Bei der Ausführung eines Export-HKR-Kanals wird eine Datei in entsprechend demjenigen Format erzeugt, das durch das verwendete HKR-Modul vorgegeben ist. (Derzeit steht nur das XFinanz3-Modul für XML-Dateien zur Verfügung.) Anschließend wird die Datei auf den Zielserver in das angegebene Remote-Verzeichnis übertragen bzw. in der Datenbank zum Herunterladen in der HKR-Dateien-Übersicht abgelegt (Erläuterungen dazu siehe unter: HKR-Dateien-Übersicht).

Der Name der XML-Datei für das XFinanz3-Modul setzt sich dabei wie folgt zusammen:

<Datum:JJJJMMTT>_<Uhrzeit:hhmmss>_<Mandanten-Nr.>_<Organisationseinheiten-Nr.>_<Nachrichtentyp>.xml

Zahlvorgänge, die bereits durch einen Export-HKR-Kanal verarbeitet wurden, können nicht erneut verarbeitet werden. Auch bei einem Import-HKR-Kanal werden bereits verarbeitete Istbuchung-Dateien nicht erneut verarbeitet.