Die Housekeeping-Systemeinstellungen findet man als Karte „Housekeeping“ in den Systemeinstellungen über die Navigation „Hauptmenü / Systemressourcen / Systemeinstellungen“.

Über die Housekeeping-Systemeinstellungen lässt sich das Housekeeping konfigurieren, d.h. nach welchen Fristen Dateien aufgeräumt und gelöscht werden sollen. Dies kann entweder in einem festgelegten Turnus automatisch erfolgen oder auch manuell ausgelöst werden.

Betroffene Daten

Folgende Daten und Dateien werden beim Housekeeping geprüft und ggf. gelöscht:

• Aktivitäten für den Aktivitätenbericht – Prüfkriterium: Der Zeitpunkt der Aktivität liegt außerhalb der Frist für Berichtsdaten.
• Historie von Zahlvorgangsberichten – Prüfkriterium: Der zugeordnete Zahlvorgang wurde archiviert und der Archivierungszeitpunkt liegt außerhalb der Frist für Berichtsdaten. Die Zahlvorgänge selbst werden nicht durch das Housekeeping, sondern nur über die Archivierung gelöscht. Wenn jedoch die Archivierung in der Organisationseinheit ausgeschaltet ist, kann die Historie durch das Housekeeping bereits gelöscht sein, aber der betreffende Zahlvorgang noch existieren.
• Archivdateien – Prüfkriterium: Der Erstellungszeitpunkt der Archivdatei liegt außerhalb der Frist. Es wird nicht geprüft, ob die Archivdatei zuvor heruntergeladen wurde.
• HKR-Dateien – Prüfkriterium: Der Erstellungszeitpunkt der HKR-Datei liegt außerhalb der Frist.
• Istbuchung-Dateien – Prüfkriterium: Der Erstellungszeitpunkt (d.h. der Zeitpunkt des Uploads bzw. Imports) der Istbuchung-Datei liegt außerhalb der Frist.
• Zertifikatsanträge – Prüfkriterium: Das Datum der letzten Statusänderung liegt außerhalb der Frist, der Status des Antrags ist dabei irrelevant.
• Zertifikate – Prüfkriterium: Das Gültigkeitsende des Zertifikats liegt außerhalb der Frist, der Status des Zertifikats ist dabei irrelevant.

Das Housekeeping betrifft die gesamte Anwendung, d.h. es werden alle oben genannten Daten sämtlicher Benutzer und Organisationseinheiten geprüft und ggf. gelöscht. Die Benutzer, Mandanten, Organisationseinheiten, Zahlvorgänge und Konfigurationen selbst sind vom Housekeeping unberührt.

Auswahl- und Eingabefelder

Im ersten Abschnitt „Manuelles Housekeeping“ besteht die Möglichkeit, das Housekeeping über einen entsprechenden Button direkt auszulösen (der Start erfolgt innerhalb von 30 Sekunden). Dieser Button ist jedoch nur dann aktiv, wenn der Benutzer die Berechtigung „X Housekeeping manuell auslösen“ hat (Erläuterungen dazu siehe unter: Rolle konfigurieren) und zudem das automatische Housekeeping im Abschnitt darunter inaktiv ist. Für das manuelle Housekeeping werden die konfigurierten Fristen aus dem dritten Abschnitt verwendet.

Im zweiten Abschnitt „Automatisches Housekeeping“ lässt sich über den Status festlegen, ob das automatische Housekeeping verwendet werden soll. Sobald der Status „aktiv“ geschaltet und diese Einstellung gespeichert wird, wird der darüber liegende Button „Housekeeping manuell auslösen“ deaktiviert.

Im dritten Abschnitt „Fristen“ werden die Housekeeping-Fristen für die Berichtsdaten (d.h. die Aktivitäten für den Aktivitätenbericht und die Historie für den Zahlvorgangsbericht) sowie für die übrigen Daten in Tagen angegeben. Diese Fristen gelten sowohl für das manuelle als auch für das automatische Housekeeping. Als Standardwert ist jeweils 1000 Tage gesetzt.

Im letzten Abschnitt erfolgt die Zeitsteuerung für das automatische Housekeeping. Hier wird zunächst der Turnus bestimmt: Entweder wählt man als Turnus „monatlich“ mit der Ausführung am „ersten Tag des Monats“ bzw. „letzten Tag des Monats“. Oder man wählt als Turnus „ausgewählte Wochentage“ und kann hierbei für die Ausführung einen einzelnen Wochentag oder auch mehrere Wochentage aussuchen. Zuletzt wird noch die Uhrzeit der Ausführung angegeben.