Auf diese Seite gelangt man beim Anlegen eines neuen Benutzers oder beim Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers.

Beim Anlegen eines neuen Benutzers lassen sich die Daten des Benutzers in die leeren Felder eingeben. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers sind die Felder mit den zuvor eingegebenen Daten vorbelegt.

Anlegen eines neuen Benutzers

Auswahl- und Eingabefelder

Beim Anlegen eines neuen Benutzers lassen sich folgende Werte angeben (Pflichtfelder sind im Portal mit einem Stern (*) gekennzeichnet):

• Benutzername: Mit diesem Namen meldet sich der Benutzer am Portal an. Dieser kann ein alphanumerischer String sein, bestehend aus Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und dem Unterstrich, oder er kann die Form einer E-Mail-Adresse haben. Hierbei ist zu beachten, dass die Syntax einer E-Mail eingehalten werden muss. Weiterhin ist zu beachten, dass dies nicht die E-Mail-Adresse ist, über die Nachrichten an den Benutzer geschickt werden, beispielsweise bei einem vergessenen Passwort. Hierfür gibt es ein separates Eingabefeld (siehe unten das Feld „E-Mail-Adresse“). Bei der Anmeldung wird im Benutzernamen auf Groß- und Kleinschreibung geachtet, auch wenn der Benutzername die Form einer E-Mail-Adresse hat.
• Nachname: Hier ist der Nachname des Benutzers anzugeben.
• Vorname: Hier ist der Vorname des Benutzers anzugeben.
• E-Mail-Adresse: Hier ist die E-Mail-Adresse des Benutzers anzugeben.
• Telefon: Hier kann man für den Benutzer eine Telefonnummer hinterlegen. Dieses Feld ist optional.
• Kommentar: Hat der Bearbeiter das Recht für Benutzerkommentare, kann er hier optional einen Kommentar zu dem Benutzer eintragen.
• Anmeldeart: Für den Benutzer muss hier die Anmeldeart (über die Benutzerverwaltung der ePayBL oder extern über ein Active-Directory) angegeben werden. Die Vorbelegung steht auf „ePayBL“.
• Benutzer über erstmaliges Setzen des Passworts benachrichtigen: Abweichend von den Benutzer-Systemeinstellungen kann hier festgelegt werden, ob dem neuen Benutzer die Zugangsdaten per E-Mail zugeschickt werden sollen oder nicht. Der Wert ist mit dem entsprechenden Wert aus den Benutzer-Systemeinstellungen vorbelegt.
• Benutzer nach längerer Inaktivität deaktivieren: Abweichend von den Benutzer-Systemeinstellungen kann hier festgelegt werden, ob ein Benutzer nach längerer Inaktivität von der Deaktivierung ausgenommen wird. Dieser Benutzer wird dann nie deaktiviert, unabhängig davon wie lange er sich nicht mehr angemeldet hat. Dies ist vor allem für Benutzer mit besonderer Rolle und Berechtigung (wie z.B. Administratoren) von Bedeutung.

Zuordnungen

Zusätzlich lassen sich dem Benutzer Rollen, Mandanten und Organisationseinheiten zuordnen. Dazu werden jeweils auf der linken Seite die verfügbaren Einträge und auf der rechten Seite die zugeordneten Einträge angezeigt. Durch die Pfeil-Buttons lassen sich ausgewählte Einträge nach links oder nach rechts verschieben. Nachdem ein oder mehrere Mandanten ausgewählt und nach rechts verschoben worden sind, werden die entsprechend zugehörigen Organisationseinheiten links als verfügbar angezeigt. Beim Speichern werden dem Benutzer die jeweils ausgewählten Einträge auf der rechten Seite zugeordnet.

Die zugeordneten Mandanten und Organisationseinheiten bestimmen, welche Mandanten und Organisationseinheiten der Benutzer bearbeiten kann. Die zugeordneten Rollen definieren die Berechtigungen des Benutzers. Ist dem Benutzer keine Rolle zugeordnet, lässt er sich zwar speichern und anlegen, jedoch kann er in der Oberfläche nichts weiter als die Systemmitteilungen im Hauptmenü sehen.

Buttons

Mit dem Button „Speichern“ werden die Eingaben validiert und der Benutzer angelegt. Kommt es zu Fehlern, werden diese am entsprechenden Eingabefeld angezeigt.

Sind dem Benutzer keine Mandanten oder keine Organisationseinheiten zugeordnet, ist das Speichern nicht möglich und es erscheint die Hinweismeldung „Achtung: Dem Benutzer muss wenigstens ein Mandant und eine Organisationseinheit zugeordnet sein!“.

Bearbeiten eines vorhandenen Benutzers

Beim Bearbeiten von vorhandenen Benutzern kann man den Nachnamen, den Vornamen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer, den Kommentar (falls man die Berechtigung dafür hat), die zugeordneten Rollen sowie die zugeordneten Mandanten und Organisationseinheiten ändern. Der Benutzername und die Anmeldeart sind nicht mehr änderbar.

Die Änderungen werden über den Button „Speichern“ validiert und gesichert. Wie beim Anlegen lässt sich auch nach einer Änderung der Benutzer nur speichern, wenn ihm mindestens ein Mandant und eine Organisationseinheit zugeordnet sind.

Zusätzliche Felder

Bei der Bearbeitung von Benutzern gibt es zwei zusätzliche Felder: „Zugeordnete Mandanten ohne Zugriff für den Bearbeiter“ und „Zugeordnete Organisationseinheiten ohne Zugriff für den Bearbeiter“. Es kann nun passieren, dass einem zu bearbeitenden Benutzer Mandanten und / oder Organisationseinheiten zugeordnet sind, auf die der Bearbeiter selbst aber keinen Zugriff hat. Diese Verwaltungseinheiten werden in diesen Feldern informativ angezeigt. Diese Felder sind nur lesbar, aber nicht schreibbar.

Export

Im Bearbeitungsmodus lässt sich die Konfiguration eines Benutzers ebenfalls als PDF-Datei exportieren. Eine Standardvorlage wird vom System mitgeliefert. Es besteht außerdem die Möglichkeit, zum Erstellen der PDF-Datei eine eigene benutzerspezifische Vorlage zu verwenden. Diese muss über den Menüpunkt „PDF-Vorlagen“ ins System geladen werden.

Zum Ausführen des PDF-Exports benötigt man eine Rolle mit der Berechtigung „X Benutzer Export“ und zusätzlich wenigstens die Berechtigung zum Lesen des Benutzers „R Benutzer“.