Mandantenübersicht

Zur Mandantenübersicht gelangt man entweder aus dem Hauptmenü über die Karte „Mandanten“ oder aus dem Burger-Menü im Header über den Menüpunkt „Mandanten“. Über den Button „Hauptmenü“ gelangt man wieder zurück zum Hauptmenü des Portals.

Die Konfiguration am Mandanten dient lediglich dazu, dessen Daten bei der Erstellung von Organisationseinheiten als Initialwerte übernehmen und übertragen zu können. Für die Durchführung der Geschäftsprozesse wird letztlich ausschließlich auf die an den Organisationseinheiten konfigurierten Daten zurückgegriffen.

Übersichtstabelle

Die Mandantenübersicht gibt einen Überblick über die vorhandenen Mandanten. Diese werden in einer Tabelle mit folgenden Werten für jeden Mandanten dargestellt:

Mandant (Kurzbezeichnung)
Mandanten-Nr.
Status

Buttons

Über die Buttons in der letzten Tabellenspalte „Aktion“ lässt sich ein Mandant bearbeiten, löschen und exportieren bzw. sein Status ändern.

Statuswerte

Ein Mandant kann die folgenden Statuswerte annehmen:

aktiv: Der Mandant ist im „Arbeitsmodus“.
inaktiv: Der Mandant ist im „Ruhemodus“.
manuell, vor Freigabe: Der Mandant wurde neu angelegt und ist noch in Bearbeitung, es sind noch nicht alle Schritte bis zur Freigabe durchlaufen worden.
importiert, vor Freigabe: Der Mandant ist über eine XML-Datei importiert worden und es sind noch nicht alle Schritte bis zur Freigabe durchlaufen worden.

Über den Button „Status ändern“ kann man einen aktiven Mandanten deaktivieren und einen inaktiven Mandanten aktivieren. Das Ändern des Statuswertes ist mit einer Sicherheitsabfrage verbunden („Möchten Sie den Status des Mandanten auf aktiv / inaktiv setzen?“). Der initiale Status (Freigabe-Status) wird beim Anlegen des Mandanten im Konfigurationsschritt der Freigabe gesetzt.

Zum Ändern des Statuswerts benötigt der Benutzer wenigstens die Berechtigung „UR Mandanten Status“ (wenn er ansonsten nur die Leseberechtigung hat) oder die Berechtigung „UR Mandanten“. Erläuterungen dazu siehe unter: Rolle konfigurieren.

Mandanten im Status „aktiv“ oder „inaktiv“ können jederzeit bearbeitet werden, es lassen sich jedoch nur inaktive Mandanten löschen. Beim Löschen eines Mandanten werden zugleich alle ihm zugeordneten Organisationseinheiten ebenfalls gelöscht.

Wird ein Mandant deaktiviert, so werden auch alle zugehörigen Organisationseinheiten deaktiviert. Die Organisationseinheiten lassen sich allerdings erst wieder aktivieren, wenn der zugehörige Mandant aktiv ist.

Für inaktive Mandanten können keine neuen Organisationseinheiten angelegt werden.

Bei Mandanten mit den Statuswerten „manuell, vor Freigabe“ oder „importiert, vor Freigabe“ gelangt man beim Bearbeiten zum nächsten durchzuführenden Schritt des Anlegen/Freigabe-Workflows.

Konfigurationsschritte / Workflow

Über den „Plus“-Button neben der Überschrift „Mandanten“ ist es möglich, neue Mandanten anzulegen. Es startet ein vorgegebener Ablauf (Workflow), bei dem alle erforderlichen Daten für den Mandanten in mehreren Konfigurationsschritten bis zur Freigabe eingegeben werden können.

Während der Konfiguration wird der Fortschritt des Ablaufs auf der linken Seite angezeigt. Die erfolgreich durchlaufenen Konfigurationsschritte werden mit einem Haken markiert, der aktuelle Schritt ist blau und durch ein zusätzliches Symbol hervorgehoben, die noch zu durchlaufenden Schritte werden unter dem blau markierten Schritt angezeigt. Erst nachdem der Workflow vollständig durchlaufen und der Mandant freigegeben wurde, ist er benutzbar.

Über den „Speichern“-Button gelangt man nach korrekter Konfiguration zum nächsten Schritt. Mit dem „Zurück“-Button kommt man wieder zum vorherigen Schritt zurück. Über den „Abbrechen“-Button kann man den aktuellen Konfigurationsschritt abbrechen und wieder zur Mandantenübersicht springen. Der Mandant ist dann aber dennoch (teilweise) angelegt und man kann in der Mandantenübersicht über den „Bearbeiten“-Button die Konfiguration dieses (unfertigen) Mandanten zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. D.h. eine Unterbrechung des Workflows ist jederzeit möglich, gespeicherte Daten bleiben erhalten.

Das Anlegen von neuen Mandanten sowie das Freigeben von importierten Mandanten besteht aus den folgenden Schritten:

Basisdaten: Setzen der Mandantennummer, der Kurzbezeichnung und einer Beschreibung
Stammdaten: Konfigurieren von E-Mail-Adresse, Anschrift, Bankverbindung sowie Oberflächenbezeichnern
Zahlverkehrsprovider / Zahlverfahren: Konfiguration von Providern und Zahlverfahren
Zahlvorgänge: Konfiguration von Zahlvorgängen
Haushaltsparameter - Validierungen: Haushaltsparameter-Validierungen konfigurieren
Haushaltsparameter - Standardwerte: Haushaltsparameter-Standardwerte definieren
HKR-Kanäle: Zuordnung von HKR-Kanälen zum Mandanten
Client-Authentifizierung: Hinterlegung von Zertifikaten (DN-String) am Mandanten
Archivierung: Konfiguration der Kassenzeichen-Archivierung
Benutzer: Zuordnung des Mandanten zu Benutzern und Link zur Benutzerverwaltung
Organisationseinheit: Konfiguration einer initialen Organisationseinheit
Freigabe: Prüfung der Gesamtkonfiguration, Freigabe der Konfiguration

Bei der Bearbeitung eines vorhandenen Mandanten stehen folgende Konfigurationsschritte zur Verfügung:

Basisdaten: Setzen der Kurzbezeichnung und einer Beschreibung
Stammdaten: Konfigurieren von E-Mail-Adresse, Anschrift, Bankverbindung sowie Oberflächenbezeichnern
Zahlverkehrsprovider / Zahlverfahren: Konfiguration von Providern und Zahlverfahren
Zahlvorgänge: Konfiguration von Zahlvorgängen
Haushaltsparameter - Validierungen: Haushaltsparameter-Validierungen konfigurieren
Haushaltsparameter - Standardwerte: Haushaltsparameter-Standardwerte definieren
HKR-Kanäle: Zuordnung von HKR-Kanälen zum Mandanten
Client-Authentifizierung: Hinterlegung von Zertifikaten (DN-String) am Mandanten
Archivierung: Konfiguration der Kassenzeichen-Archivierung

Beim Bearbeiten eines Mandanten entfallen die Schritte „Benutzer“, „Initiale Organisationseinheit“ und „Freigabe“ im Vergleich zum Workflow für das Anlegen eines neuen Mandanten.

Bei der Bearbeitung ist es nicht erforderlich, eine vorgegebene Reihenfolge einzuhalten. Der Bearbeiter kann einen beliebigen Schritt innerhalb der Mandantenkonfiguration auswählen und die Daten ändern.

Bei der Bearbeitung eines Mandanten ist es darüber hinaus in jedem Konfigurationsschritt möglich, Konfigurationsdaten auf zugehörige Organisationseinheiten zu übertragen.

Auswirkung der Konfiguration

Für die Durchführung der Geschäftsprozesse wird ausschließlich auf die an den Organisationseinheiten konfigurierten Daten zurückgegriffen. Die Konfiguration am Mandanten dient lediglich dazu, dessen Daten bei der Erstellung von Organisationseinheiten als Initialwerte übernehmen und übertragen zu können.

Export und Import

Die Konfiguration eines Mandanten kann als XML-Datei exportiert werden. Diese exportierten Daten können verwendet werden, um die konfigurierten Mandanten auf anderen Systemen zu importieren und dadurch Konfigurationen übertragen zu können. Durch Klicken auf den „XML-Export“-Button in der Aktionen-Spalte kann die erzeugte XML-Datei heruntergeladen oder in einem Editor angezeigt werden. Die XML-Datei beinhaltet die kompletten Konfigurationsdaten des Mandanten sowie die Konfiguration aller zugeordneten freigegebenen Organisationseinheiten. Es werden jedoch keine Benutzerdaten exportiert. Die Zuordnung des Mandanten zu Benutzern wird ebenfalls nicht exportiert. Der Export steht nur für freigegebene Mandanten zur Verfügung

Die Mandantenkonfiguration inklusive der Konfiguration aller zugeordneten freigegebenen Organisationseinheiten kann auch als PDF-Datei exportiert werden. Dies gestattet es, die Konfiguration in lesbarer Form auszugeben. Eine Standardvorlage wird vom System mitgeliefert. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, zum Erstellen der PDF-Datei eine eigene benutzerspezifische Vorlage zu verwenden. Diese muss über den Menüpunkt „PDF-Vorlagen“ ins System geladen werden. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: PDF-Vorlage laden.

Zum Ausführen des PDF-Exports benötigt man die Berechtigung „X Mandanten Export“ und zusätzlich wenigstens die Berechtigung zum Lesen des Mandanten „R Mandanten“. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: Rolle konfigurieren.

Die exportierte Mandantenkonfiguration kann auf andere ePayBL-Server übertragen werden. Dazu findet sich in der Mandantenübersicht ein Button zum Laden und Importieren einer Mandantenkonfiguration.

Hier müssen XML-Dateien verwendet werden, die aus dem XML-Export einer Mandantenkonfiguration entstanden sind. Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist, dass der importierte Mandant auf dem Zielsystem noch nicht vorhanden ist.

Importierte Mandanten werden zunächst mit dem Status „importiert, vor Freigabe“ angezeigt. Um sie benutzen zu können, muss ein Freigabe-Workflow durchlaufen werden, ähnlich wie beim Anlegen neuer Mandanten (siehe oben).