Organisationseinheitenübersicht

Maßgeblich für die Konfiguration der Geschäftsprozesse der ePayBL sind die Organisationseinheiten.

Zur Organisationseinheitenübersicht gelangt man über die Karte „Organisationseinheiten“ aus dem Hauptmenü oder über den Menüpunkt „Organisationseinheiten“ aus dem Burger-Menü im Header. Über den Button „Hauptmenü“ gelangt man wieder zurück zum Hauptmenü des Portals.

Übersichtstabelle

Die Organisationseinheitenübersicht gibt einen Überblick über die vorhandenen Organisationseinheiten. Diese werden in einer Tabelle mit folgenden Weren für jede Organisationseinheit dargestellt:

Buttons

Über die Buttons in der letzten Tabellenspalte „Aktion“ lässt sich eine Organisationseinheit bearbeiten, löschen und exportieren bzw. ihr Status ändern.

Statuswerte

Eine Organisationseinheit kann die folgenden Statuswerte annehmen:

Über den Button „Status ändern“ kann man eine aktive Organisationseinheit deaktivieren und eine inaktive Organisationseinheit aktivieren (vorausgesetzt der zugehörige Mandant ist aktiv). Der initiale Status (Freigabe-Status) wird beim Anlegen der Organisationseinheit im Konfigurationsschritt der Freigabe gesetzt.

Zum Ändern des Statuswerts benötigt der Benutzer wenigstens die Berechtigung „UR Organisationseinheiten Status“ (wenn er ansonsten nur die Leseberechtigung hat) oder die Berechtigung „UR Organisationseinheiten“. Erläuterungen dazu siehe unter: Rolle konfigurieren.

Organisationseinheiten im Status „aktiv“ oder „inaktiv“ können jederzeit bearbeitet werden, es lassen sich jedoch nur inaktive Organisationseinheiten löschen.

Wird ein Mandant deaktiviert, so werden auch alle zugehörigen Organisationseinheiten deaktiviert. Die Organisationseinheiten lassen sich allerdings erst wieder aktivieren, wenn der zugehörige Mandant aktiv ist.

Für inaktive Mandanten können keine neuen Organisationseinheiten angelegt werden.

Bei Organisationseinheiten mit den Statuswerten „manuell, vor Freigabe“ oder „importiert, vor Freigabe“ gelangt man beim Bearbeiten zum nächsten durchzuführenden Schritt des Anlegen/Freigabe-Workflows.

Konfigurationsschritte / Workflow

Über den „Plus“-Button neben der Überschrift „Organisationseinheiten“ ist es möglich, neue Organisationseinheiten anzulegen. Es startet ein vorgegebener Ablauf (Workflow), bei dem alle erforderlichen Daten für die Organisationseinheit in mehreren Konfigurationsschritten bis zur Freigabe eingegeben werden können.

Während der Konfiguration wird der Fortschritt des Ablaufs auf der linken Seite angezeigt. Die erfolgreich durchlaufenen Konfigurationsschritte werden mit einem Haken markiert, der aktuelle Schritt ist blau und durch ein zusätzliches Symbol hervorgehoben, die noch zu durchlaufenden Schritte werden unter dem blau markierten Schritt angezeigt. Erst nachdem der Workflow vollständig durchlaufen und die Organisationseinheit freigegeben wurde, ist sie benutzbar.

Über den „Speichern“-Button gelangt man nach korrekter Konfiguration zum nächsten Schritt. Mit dem „Zurück“-Button kommt man wieder zum vorherigen Schritt zurück. Über den „Abbrechen“-Button kann man den aktuellen Konfigurationsschritt abbrechen und wieder zur Organisationseinheitenübersicht springen. Die Organisationseinheit ist dann aber dennoch (teilweise) angelegt und man kann in der Organisationseinheitenübersicht über den „Bearbeiten“-Button die Konfiguration dieser (unfertigen) Organisationseinheit zu einem späteren Zeitpunkt fortführen. D.h. eine Unterbrechung des Workflows ist jederzeit möglich, gespeicherte Daten bleiben erhalten. Das gilt auch, wenn die neue Organisationseinheit mit den Daten des Mandanten vorbelegt wird.

Das Anlegen von neuen Organisationseinheiten sowie das Freigeben von importierten Organisationseinheiten besteht aus den folgenden Schritten:

  1. Basisdaten: Setzen der Organisationseinheitennummer, der Kurzbezeichnung, einer Beschreibung, der Zuordnung zu einem Mandanten und der Festlegung, ob die Konfiguration mit den Daten des Mandanten vorbelegt sein soll
  2. Stammdaten: Konfigurieren von E-Mail-Adresse, Anschrift, Bankverbindung sowie Oberflächenbezeichnern
  3. Zahlverkehrsprovider / Zahlverfahren: Konfiguration von Providern und Zahlverfahren
  4. Zahlvorgänge: Konfiguration von Zahlvorgängen
  5. Kassenzeichen: Kassenzeichen-Generierung konfigurieren, Kassenzeichenlängenprüfungen, Kassenzeichenpools anlegen, bearbeiten, löschen
  6. Haushaltsparameter - Validierungen: Haushaltsparameter-Validierungen konfigurieren
  7. Haushaltsparameter - Standardwerte: Haushaltsparameter-Standardwerte definieren
  8. HKR-Kanäle: Zuordnung von HKR-Kanälen zur Organisationseinheit
  9. Client-Authentifizierung: Hinterlegung von Zertifikaten (DN-String) an der Organisationseinheit
  10. Paypage-Layout: Hinterlegung von Paypage-Layout-Dateien
  11. Archivierung: Konfiguration der Kassenzeichen-Archivierung
  12. Freigabe: Prüfung der Gesamtkonfiguration, Freigabe der Konfiguration

Das Anlegen einer neuen Organisationseinheit erfolgt im Wesentlichen nach denselben Schritten wie beim Mandanten. In der Organisationseinheitenkonfiguration unterscheiden sich jedoch die Schritte „Basisdaten“, „Zahlvorgänge“ und „Client-Authentifizierung“ von der Mandantenkonfiguration. Darüber hinaus gibt es hier die zwei zusätzlichen Konfigurationsschritte „Kassenzeichen“ und „Paypage-Layout“. Dafür erfolgt beim Anlegen von neuen Organisationseinheiten keine Benutzerzuordnung und auch kein Anlegen einer initialen Organisationseinheit wie es beim Anlegen eines neuen Mandanten der Fall ist.

Beim Bearbeiten einer vorhandenen Organisationseinheit stehen bis auf die Freigabe dieselben Konfigurationsschritte zur Verfügung wie beim Anlegen einer neuen Organisationseinheit. Dabei ist es nicht erforderlich, eine vorgegebene Reihenfolge einzuhalten. Der Bearbeiter kann einen beliebigen Schritt innerhalb der Organisationseinheitenkonfiguration auswählen und die Daten ändern.

Im Unterschied zum Bearbeiten von Mandanten besteht bei der Bearbeitung einer Organisationseinheit nicht die Möglichkeit, Konfigurationsdaten auf andere Organisationseinheiten zu übertragen.

Auswirkung der Konfiguration

Für die Durchführung der Geschäftsprozesse wird ausschließlich auf die an den Organisationseinheiten konfigurierten Daten zurückgegriffen. Die Konfiguration am Mandanten dient lediglich dazu, dessen Daten bei der Erstellung von Organisationseinheiten als Initialwerte übernehmen und übertragen zu können.

Export und Import

Die Konfiguration einer Organisationseinheit kann als XML-Datei exportiert werden. Diese exportierten Daten können verwendet werden, um diese Organisationseinheiten zu gegegben Mandanten auf anderen Systemen anzulegen. Durch Klicken auf den „XML-Export“-Button in der Aktionen-Spalte kann die erzeugte XML-Datei heruntergeladen oder in einem Editor angezeigt werden. Die XML-Datei beinhaltet die kompletten Konfigurationsdaten der Organsiationseinheit. Es werden jedoch keine Benutzerdaten exportiert. Die Zuordnung der Organsiationseinheit zu Benutzern wird ebenfalls nicht exportiert. Der Export steht nur für freigegebene Organsiationseinheiten zur Verfügung.

Die Konfiguration der ausgewählten Organisationseinheit kann auch als PDF-Datei exportiert werden, sofern sie freigegeben ist. Dies gestattet es, die Konfiguration in lesbarer Form auszugeben. Eine Standardvorlage wird vom System mitgeliefert. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, zum Erstellen der PDF-Datei eine eigene benutzerspezifische Vorlage zu verwenden. Dafür muss diese über den Menüpunkt „PDF-Vorlagen“ ins System geladen werden. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: PDF-Vorlage laden.

Zum Ausführen des PDF-Exports benötigt man die Berechtigung „X Organsiationseinheiten Export“ und zusätzlich wenigstens die Berechtigung zum Lesen der Organsiationseinheiten „R Organsiationseinheiten“. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: Rolle konfigurieren.

Die exportierte Organisationseinheitenkonfiguration kann auf andere ePayBL-Server übertragen werden. Dazu findet sich in der Organisationseinheitenübersicht ein Button zum Laden und Importieren einer Organisationseinheitenkonfiguration.

Hier müssen XML-Dateien verwendet werden, die aus dem XML-Export einer Organisationseinheitenkonfiguration entstanden sind. Voraussetzung für einen erfolgreichen Import ist, dass der zugehörige Mandant auf dem Zielsystem bereits vorhanden ist, aber die zu importirende Organisationseinheit am Mandanten noch nicht existiert.

Importierte Organisationseinheiten werden zunächst mit dem Status „importiert, vor Freigabe“ angezeigt. Um sie benutzen zu können, muss ein Freigabe-Workflow durchlaufen werden, ähnlich wie beim Anlegen neuer Organisationseinheiten (siehe oben).