Zur PDF-Vorlagen-Übersicht gelangt man entweder aus dem Hauptmenü über die Karte „PDF-Vorlagen“ oder aus dem Burger-Menü im Header über den Menüpunkt „PDF-Vorlagen“.

Im Portal werden an unterschiedlichen Stellen PDF-Dokumente erzeugt. Dies geschieht beim PDF-Export von Berichten und beim PDF-Export der Daten von Benutzern, Mandanten, Organisationseinheiten, Zahlvorgängen und Zahlvorgangsdetails.

Anwendungsfälle

Im Einzelnen sind dies folgende Anwendungsfälle:

• Aktivitätenbericht (und automatisierter Aktivitätenbericht)
• Benutzerbericht
• Mandantenbericht
• Organisationseinheitenbericht
• Rollenbericht
• Zahlvorgangsbericht
• Summenbericht zu Zahlvorgängen (automatisiert)
• Benutzerexport
• Mandantenexport
• Organisationseinheitenexport
• Zahlvorgangsexport (und automatisierter Zahlvorgangsbericht)
• Zahlvorgangsdetailsexport

Zu jedem dieser Anwendungsfälle liegt eine Standard-Vorlage im System vor und wird hierfür eingesetzt. Jeder Benutzer kann jedoch für diese Anwendungsfälle auch eigene PDF-Vorlagen laden und verwenden. Für die Erstellung eigener PDF-Vorlagen empfiehlt es sich, z.B. TIBCO Jaspersoft Studio als Tool zu verwenden.

Zusammensetzung des PDF-Dateinamens

In den oben genannten Anwendungsfällen wird eine entsprechende PDF-Datei erzeugt, deren Name sich jeweils aus den folgenden Bestandteilen zusammensetzt:

<Systembezeichnung(optional)>_<Anwendungsfall>_<Identifier>_<Zeitstempel>.pdf

Die Systembezeichnung wird dabei in den Portal-Systemeinstellungen festgelegt und ist optional (Erläuterungen dazu siehe unter: Portal-Systemeinstellungen).

Der Identifier besteht

• beim Benutzer aus dem Benutzernamen für die Anmeldung am Portal,
• beim Mandanten aus der Mandantennummer,
• bei der Organisationseinheit wegen der Eindeutigkeit aus Mandantennummer und Organisationseinheitennummer,
• bei der Rolle aus dem Rollennamen,
• beim Zahlvorgang aus Mandantennummer und Organisationseinheitennummer
• und bei den Zahlvorgangsdetails aus der Zahlvorgangs-ID.
• Nur der Aktivitätenbericht und der automatisierte Summenbericht haben keinen Identifier, da sie über alle Aktivitäten bzw. über alle Summen gehen.

Der Zeitstempel setzt sich schließlich aus Jahr, Monat, Tag und Uhrzeit zusammen. Hier z.B. als Dateiname: „Testsystem_Rollenbericht_BenutzerAnlegen_20211203142457.pdf“.

Anzeige im PDF-Reader

Beim Öffnen einer PDF-Datei wird unter Berücksichtigung der Barrierefreiheit üblicherweise ihr jeweils vorgegebener Dokumenttitel angezeigt. In manchen PDF-Readern lässt sich jedoch stattdessen wahlweise auch der Dateiname als Dokumenttitel anzeigen (z.B. im Adobe Acrobat Reader über „Bearbeiten / Einstellungen / Dokumente: Dateiname immer als Dokumenttitel verwenden“).

Übersichtstabelle

In der PDF-Vorlagen-Übersicht werden die vorhandenen Anwendungsfälle tabellarisch dargestellt. Für jeden oben genannten Anwendungsfall werden ggf. der Dateiname der eigenen PDF-Vorlage und das Ladedatum angezeigt sowie ob die Standard-Vorlage oder eine eigene Vorlage verwendet wird („Standard-Vorlage verwenden“ oder „Konfigurierte Vorlage verwenden“).

Zur Bearbeitung einer PDF-Vorlage klickt man auf den Namen des Anwendungsfalls oder auf dessen Bearbeiten-Button. Es öffnet sich eine Lightbox, in der man für diesen Anwendungsfall eine neue PDF-Vorlage laden und anschließend einstellen kann, ob die geladene Datei oder die Standard-Vorlage verwendet werden soll.