Zu den E-Mail-Vorlagen gelangt man über die Karte „E-Mail-Vorlagen“ im Menüpunkt „Systemressourcen“. Über den Button „Zurück“ gelangt man wieder zurück zum Menüpunkt „Systemressourcen“.

Das Portal verschickt in verschiedenen Situationen E-Mails. Für diese E-Mails werden Vorlagen verwendet, die über diese Seite konfiguriert werden können.

Anwendungsfälle für E-Mail-Vorlagen

Es gibt zur Zeit E-Mail-Vorlagen für folgende Anwendungsfälle:

• Benutzer hat sein Profil bearbeitet:
  • Ein Benutzer hat sein Profil bearbeitet (Name, Vorname, Telefon, E-Mail).
  • Diese E-Mail geht an die E-Mail-Adressen der dem Benutzer zugeordneten aktiven Organisationseinheiten.
• Benutzer-Sperrung wegen falscher Anmeldungen:
  • Ein Benutzer wurde wegen zu häufiger falscher Anmeldungen gesperrt.
  • Diese E-Mail geht an die E-Mail-Adressen der dem Benutzer zugeordneten aktiven Organisationseinheiten.
• Benutzer-Sperrung wegen Inaktivität:
  • Ein Benutzer hat sich seit längerem nicht mehr am Portal angemeldet und wurde deshalb beim erneuten Anmeldeversuch wegen zu langer Inaktivität gesperrt.
  • Diese E-Mail geht an die E-Mail-Adressen der dem Benutzer zugeordneten aktiven Organisationseinheiten.
• Istbuchung-Kassenzeichen nicht gefunden:
  • Bei der Verarbeitung einer Istbuchung-Datei sind in der Datei Kassenzeichen gefunden worden, die nicht zur Organisationseinheit gehören.
  • Diese E-Mail wird an diejenige Organisationseinheit verschickt, der die Istbuchung-Datei zugeordnet ist.
• Kassenzeichenpool-Warngrenze erreicht:
  • Ein Kassenzeichenpool wird demnächst ablaufen.
  • Diese E-Mail wird an diejenige Organisationseinheit verschickt, zu der der Kassenzeichenpool gehört.
• Neuer Benutzer angelegt – extern:
  • Ein neuer Benutzer wurde angelegt, der sich über einen zentralen Service anmeldet.
  • Diese E-Mail wird dem Benutzer zur Information geschickt.
• Neuer Benutzer angelegt – intern:
  • Ein neuer Benutzer wurde angelegt, der sich über das Portal anmeldet.
  • Per E-Mail wird dem Benutzer ein Link auf eine Portal-Seite zugeschickt, wo er initial ein Passwort setzen kann.
• Passwort vergessen – aktiver externer Benutzer:
  • Ein aktiver Benutzer, der sich extern anmeldet, hat die Passwort-Vergessen-Funktionalität aufgerufen.
  • Der Benutzer wird per E-Mail darüber informiert, dass er sein Passwort am zentralen Service neu setzen muss.
• Passwort vergessen – aktiver interner Benutzer:
  • Ein aktiver interner Benutzer hat die Passwort-Vergessen-Funktionalität aufgerufen.
  • Per E-Mail wird dem Benutzer ein Link auf eine Portal-Seite zugeschickt, wo er ein neues Passwort vergeben kann.
• Passwort vergessen – gesperrter Benutzer:
  • Ein gesperrter Benutzer hat die Passwort-Vergessen-Funktionalität aufgerufen.
  • Der Benutzer erhält eine Information, dass er gesperrt ist und dass er sich an den Administrator zum Entsperren wenden muss.
• SSH-Kommunikationsfehler:
  • Bei der Datenübertragung zwischen dem Portal und einem externen Server ist ein SSH-Kommunikationsfehler aufgetreten.
  • Kommunikationsfehler können bei automatisierten Berichten, beim HKR-Export und bei der Archivierung auftreten. In den Fällen des automatisierten Berichts, des HKR-Exports und der zentralen Archivierung erhält der Betreiber eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Kommunikationstyp (SCP bzw. SFTP), den Kommunikationsparametern (Benutzername, Host, Port und Remote-Verzeichnis), dem Fehlertext sowie dem Anwendungsfall. Beim automatisierten Bericht sowie beim HKR-Kanal wird zudem der jeweilige Name mit ausgegeben. Im Fall der dezentralen Archivierung wird die E-Mail-Benachrichtigung an die betroffene Organisationseinheit unter Angabe ihrer Nummer versandt.
• Systemmitteilung wurde aktiviert:
  • Eine Systemmitteilung wurde aktiviert.
  • Alle aktiven Organisationseinheiten erhalten eine E-Mail mit dem Inhalt der Systemmitteilung.
• Zertifikat gesperrt:
  • Ein Zertifikat wurde gesperrt.
  • Nach der Sperrung eines Zertifikats erhält die besitzende (d.h. die im Zertifikatsantrag angegebene) Organisationseinheit eine E-Mail mit den Zertifikatsdetails.
• Zertifikat-Download-Link:
  • Ein Zertifikat wurde erstellt und kann unter dem angegeben Link heruntergeladen werden.
  • Nach der Genehmigung eines Zertifikatsantrags erhält der Antragsteller eine E-Mail mit der Information über die Zertifikatserstellung und mit dem Download-Link.
• Zertifikat-Warngrenze erreicht:
  • Die Zertifikat-Warngrenze wurde erreicht.
  • Bei einem Request über die Core-Applikation (z.B. bei der Erstellung eines Zahlvorgangs) wird geprüft, ob die Warngrenze überschritten ist. In diesem Fall wird eine E-Mail an die betroffene Organisationseinheit verschickt, mit dem Hinweis, dass das Zertifikat demnächst abläuft und rechtzeitig ein neues Zertifikat zu beantragen ist.
• Zertifikatsantrag abgelehnt:
  • Ein Zertifikatsantrag wurde abgelehnt.
  • Nach der Ablehnung eines Zertifikatsantrags erhält der Antragsteller eine E-Mail mit dem Ablehnungsgrund und den Angaben aus dem Antrag.
• Zertifikatsantrag eingegangen – Antragsteller:
  • Ein Zertifikatsantrag ist eingegangen.
  • Nach der Erstellung eines Zertifikatsantrags erhält der Antragsteller eine Bestätigung per E-Mail mit den Angaben aus dem Antrag.
• Zertifikatsantrag eingegangen – Organisationseinheit:
  • Ein Zertifikatsantrag ist eingegangen.
  • Nach der Erstellung eines Zertifikatsantrags erhält die darin angegebene Organisationseinheit eine Bestätigung per E-Mail mit den Angaben aus dem Antrag.
• ZVP-Kommunikationsfehler:
  • Bei der Kommunikation mit dem Zahlverkehrsprovider ist ein Fehler aufgetreten.
  • Bei einem Kommunikationsfehler mit dem Zahlverkehrsprovider erhält der Betreiber eine E-Mail mit den Fehlerdetails an die E-Mail-Adresse, die in den Portal-Systemeinstellungen hinterlegt ist (Erläuterungen dazu siehe unter: Portal-Systemeinstellungen).

Buttons

Im Rahmen der Installation werden initiale Vorlagen geliefert. In der Übersicht kann man eine der vorgegebenen Vorlagen auswählen und bearbeiten. Zum Bearbeiten einer Vorlage klickt man auf den Namen oder auf den Bearbeiten-Button. Es können nur die vorhandenen Vorlagen bearbeitet werden, es lassen sich keine neuen Vorlagen anlegen.

Statuswerte

Die Vorlagen haben den Statuswert „aktiv“ oder „inaktiv“. Eine E-Mail wird nur dann versendet, wenn ihre Vorlage zum Zeitpunkt der jeweiligen auslösenden Situation den Status „aktiv“ hat. Dabei ist zu beachten, dass bei den Vorlagen „Neuer Benutzer angelegt – extern“, „Neuer Benutzer angelegt – intern“, „Passwort vergessen – aktiver externer Benutzer“, „Passwort vergessen – aktiver interner Benutzer“ und „Passwort vergessen – gesperrter Benutzer“ der Status nicht auf „inaktiv“ gesetzt werden kann. Bei diesen Vorlagen lässt sich das Verschicken der E-Mail nicht abschalten.