Zur Benutzerübersicht gelangt man entweder aus dem Hauptmenü des Portals über die Karte „Benutzer“ oder aus dem Burger-Menü im Header über den Menüpunkt „Benutzer“.

Über den Button „Hauptmenü“ gelangt man aus der Benutzerübersicht zurück zum Hauptmenü des Portals.

Übersichtstabelle

Die Benutzerübersicht gibt einen Überblick über die vorhandenen Benutzer. Diese werden in einer Tabelle dargestellt und mit folgenden Werten angezeigt:

• Nachname
• Vorname
• Benutzername
• E-Mail-Adresse
• dem Benutzer zugeordnete Rollen
• dem Benutzer zugeordnete Mandanten
• dem Benutzer zugeordnete Organisationseinheiten
• Status

Buttons

Über die Buttons in der Aktion-Spalte lässt sich jeder Benutzer bearbeiten und löschen. Außerdem kann der Status geändert werden. Darüber hinaus lässt sich einem Benutzer eine E-Mail mit einem Passwort-Erneuern-Link zusenden, sofern sein Status nicht „inaktiv“ oder „gesperrt“ ist. (Die Gültigkeit dieses Links lässt sich in den Benutzer-Systemeinstellungen festlegen.)

Statuswerte

Ein Benutzer kann einen der folgenden Statuswerte haben:

• aktiv: Der Benutzer kann sich im System anmelden und entsprechend der ihm zugeordneten Rechte arbeiten.
• inaktiv: Der Benutzer kann sich nicht im System anmelden. Über den Button „Status ändern“ kann der Administrator den Status eines aktiven Benutzers explizit deaktivieren bzw. den Status eines inaktiven Benutzers wieder aktivieren. Ist jedoch in der Zeit, in der der Benutzer inaktiv war, die Gültigkeit des Passwortes abgelaufen, erhält der Benutzer bei der Statusänderung den Status „Passwort abgelaufen“.
• gesperrt: Der Benutzer kann sich nicht im System anmelden. Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn sich der Benutzer nach längerer inaktiver Zeit versucht erneut anzumelden bzw. wenn sich der Benutzer zu oft mit einem falschen Passwort versucht hat anzumelden. Dabei lässt sich sowohl die maximale Anzahl der Tage zwischen zwei Anmeldungen als auch die zulässige Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche in den Benutzer-Systemeinstellungen konfigurieren. In beiden Situationen wird der Administrator per E-Mail informiert (unter Verwendung der dazugehörigen E-Mail-Vorlage). Anschließend hat er die Möglichkeit, den jeweiligen Benutzer über den Button „Status ändern“ wieder in den Status „aktiv“ zu versetzen. Ist jedoch die Gültigkeit des Passwortes in der Zwischenzeit abgelaufen, erhält der Benutzer bei der Statusänderung den Status „Passwort abgelaufen“.
• Passwort abgelaufen: Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn das Passwort zu alt ist und der letzte Passwortwechsel zu lange her ist. Die Frist hierfür ist konfigurierbar. Der Benutzer kann sich zwar anmelden, muss aber unverzüglich das Passwort ändern. Erst wenn der Benutzer sein neues Passwort vergeben hat, wird der Status wieder auf „aktiv“ gesetzt. Über den Button „Status ändern“ kann der Administrator den Status nur auf „inaktiv“ setzen.

Über den Button „Status ändern“ lassen sich demnach sowohl aktive Benutzer deaktivieren als auch inaktive bzw. gesperrte Benutzer aktivieren (sofern das Passwort nicht abgelaufen ist). Zum Ändern des Statuswerts benötigt der Benutzer wenigstens die Berechtigung „UR Benutzer Status“ (wenn er ansonsten nur die Leseberechtigung hat) oder die Berechtigung „UR Benutzer“. Erläuterungen dazu siehe unter: Rolle konfigurieren.

Benutzer anlegen und bearbeiten

Man kann neue Benutzer anlegen oder vorhandene Benutzer bearbeiten. Zum Anlegen eines neuen Benutzers klickt man in der Benutzerübersicht auf den „Plus“-Button neben der Überschrift „Benutzer“. Es öffnet sich eine Lightbox, in der die Daten für den Benutzer eingegeben werden können. Für die Bearbeitung eines vorhandenen Benutzers klickt man in der Benutzerübersicht auf den Nachnamen des Benutzers oder dessen Bearbeiten-Button. Dann werden die Eingabefelder für den Änderungsmodus mit den vorhandenen Daten vorbelegt.

Export

Die Konfiguration eines Benutzers lässt sich über einen entsprechenden Aktions-Button als PDF-Datei exportieren. Eine Standardvorlage wird vom System mitgeliefert. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, zum Erstellen der PDF-Datei eine eigene benutzerspezifische Vorlage zu verwenden. Diese muss über den Menüpunkt „PDF-Vorlagen“ ins System geladen werden. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: PDF-Vorlage laden.

Zum Ausführen des PDF-Exports benötigt man eine Rolle mit der Berechtigung „X Benutzer Export“ und zusätzlich wenigstens die Berechtigung zum Lesen des Benutzers „R Benutzer“. Erläuterungen dazu sind nachzulesen unter: Rolle konfigurieren.

Zuordnungen

Über den Button „Benutzer-Rollen-Zuordnung“ in der Benutzerübersicht kann man einer Liste von Benutzern eine Liste von Rollen samt ihren Berechtigungen zuordnen oder entziehen.