Auf diese Seite gelangt man beim Anlegen einer neuen Konfiguration für einen automatisierten Summenbericht oder beim Bearbeiten einer vorhandenen Konfiguration.

Auswahl- und Eingabefelder

Die Konfiguration eines automatisierten Summenberichts besteht aus folgenden Angaben ...

... im Abschnitt „Allgemein“:

• Name: Prägnante Kurzbeschreibung bzw. Titel für die Konfiguration. Beim Transportweg „E-Mail“ wird dieser Text gleichzeitig als Betreff verwendet.
• Beschreibung: Beschreibung der Konfiguration.
• Status: Auswahl zwischen den Statuswerten „aktiv“ oder „inaktiv“.

... im Abschnitt „Auswahlparameter“:

• Organisationseinheiten: Auswahlfeld für eine oder mehrere Organisationseinheiten: Es werden nur die dem Benutzer zugeordneten freigegebenen Organisationseinheiten mit der jeweils zugehörigen Mandantennummer angezeigt.
• Zahlvorgangsstatus: Auswahl zwischen „bezahlt“ für bezahlte Zahlvorgänge und „offen“ für solche Zahlvorgänge, die über den gesamten (!) Berichtszeitraum den Statuswert „angelegt“, „initiiert“, „reserviert“ oder „annulliert“ hatten (also weder „bezahlt“ noch „fehlerhaft“). Wenn der Zahlvorgangsstatus „offen“ und zusätzlich ein konkretes Zahlverfahren ausgewählt ist, werden nur Zahlvorgänge im Status „initiiert“, „reserviert“ und „annulliert“ erfasst, da für Zahlvorgänge im Status „angelegt“ noch kein Zahlverfahren vorliegt (vgl. Zahlvorgangsübersicht).
• Zahlverfahren: Auswahlfeld (Optionen siehe Zahlverfahren).

... im Abschnitt „Erstellung“:

• Format: Auswahl zwischen „CSV“ oder „PDF“ als Dateiformat für den zu erstellenden Bericht.
• Turnus: Turnus der automatisierten Berichtserstellung. Die Auswahl erfolgt aus den Optionen: „täglich“ (Erstellungszeitpunkt des Berichts täglich mit den Daten des Vortages), „wöchentlich“ (Erstellungszeitpunkt des Berichts jeden Montag mit den Daten der Vorwoche) oder „monatlich“ (Erstellungszeitpunkt des Berichts jeden Monatsersten mit den Daten des Vormonats).
• Uhrzeit: Konkrete Zeitangabe, wann die Berichtserstellung starten soll.

... im Abschnitt „Transport“:

• Transportweg: Es stehen „E-Mail“, „SCP“ und „SFTP“ als Transportweg zur Auswahl. Bei „E-Mail“ wird der Bericht als E-Mail-Anhang versendet. Bei „SCP“ und „SFTP“ wird der Bericht auf den Zielserver ins angegebene Remote-Verzeichnis übertragen. Je nach Auswahl werden entsprechende Eingabefelder eingeblendet.
• E-Mail-Adresse: E-Mail-Adresse beim Transportweg „E-Mail“.
• Hostname: Hostname bei den Transportwegen „SCP“ und „SFTP“.
• Portnummer: Portnummer bei den Transportwegen „SCP“ und „SFTP“.
• Benutzername: Benutzername für die Anmeldung am Host bei den Transportwegen „SCP“ und „SFTP“.
• Passwort: Passwort für die Anmeldung am Host bei den Transportwegen „SCP“ und „SFTP“.
• Remote-Verzeichnis: Remote-Verzeichnis auf dem Host bei den Transportwegen „SCP“ und „SFTP“.

Transportwege SCP und SFTP

Für die Verwendung der Transportwege „SCP“ bzw. „SFTP“ muss der Betreiber dafür sorgen, dass der Zielserver in die Liste der erlaubten Hosts aufgenommen wird. Diese Liste liegt im Home-Verzeichnis des Benutzers, unter dem die Portal-Applikation läuft, im Unterverzeichnis „.ssh“ und heißt „known_hosts“. Am einfachsten ist dies zu erreichen, indem auf der Kommando-Zeile eine ssh-Verbindung zum Zielserver hergestellt wird.

Zeitkonfiguration

Bei der Konfiguration der Uhrzeit zur Berichtserstellung sind folgende Hinweise zu beachten:

• Für eine bessere Lastverteilung sollte die automatisierte Erstellung mehrerer Berichte auf unterschiedliche Zeitpunkte verteilt werden. Dies gilt insbesondere für wöchentliche und monatliche Berichte über größere Zeiträume mit vielen Daten. Anderenfalls kann es wegen der technisch begrenzten Systemressourcen zu Lastspitzen kommen.
• Uhrzeiten im Bereich der Zeitumstellung zwischen Normalzeit und Sommerzeit bzw. umgekehrt, d.h. die Zeiten zwischen 2:00 Uhr und 3:00 Uhr, sollten unbedingt vermieden werden. Es ist nicht möglich, doppelte Ausführungen oder ein Überspringen des Zeitpunkts zu erkennen oder zu verhindern.

Datenmenge

Es ist ggf. wünschenswert, die Datenmenge und somit die Größe des Berichts für den anschließenden E-Mail-Versand zu begrenzen. Daher lässt sich die maximale Anzahl von Datensätzen in automatisierten Berichten in den Portal-Systemeinstellungen festlegen. Dort kann außerdem eine Systembezeichnung eingetragen werden, die Teil des Dateinamens im E-Mail-Anhang ist (Erläuterungen dazu siehe unter: Portal-Systemeinstellungen).

Über den Button „Speichern“ werden die Eingaben validiert und die Konfiguration gespeichert. Kommt es zu Fehlern, werden diese am entsprechenden Eingabefeld angezeigt.

Generierte CSV-Datei

Die CSV-Datei des generierten Summenberichts enthält im Kopf die Auswahlkriterien: Dies sind die Systembezeichnung (sofern in den Portal-Systemeinstellungen angegeben), die Organisationseinheit(en), der Zahlvorgangsstatus, das Zahlverfahren, der betrachtete Zeitraum und der Erstellungszeitpunkt des Summenberichts.

Darunter werden die gefundenen Zahlvorgänge in der Reihenfolge jeweils nach Datum, Mandantennummer, Organisationseinheitennummer, Zahlverfahren, Zahltyp, Anzahl und Summe der Beträge zusammengefasst und ausgegeben. Das im Summenbericht angezeigte Datum ist bei bezahlten Zahlvorgängen das jeweilige Bezahldatum, wohingegen es bei offenen Zahlvorgängen das jeweilige Erstellungsdatum ist.

Die Ausgabe erfolgt in vier Abschnitten mit zunehmendem Umfang der Summenbildung:

• Summen pro Tag
• Summen pro Organisationseinheit über alle Tage
• Summen pro Mandant über alle Organisationseinheiten
• Summen über alle Mandanten

Die Summen pro Tag werden dabei über die unterschiedlichen Organisationseinheiten, Zahlverfahren und Zahltypen gebildet. Die drei übrigen Summen werden jeweils sowohl über die einzelnen Zahlverfahren als auch über alle Zahlverfahren gebildet. In diesem Fall werden die Summen über den gesamten Zeitraum gebildet, das Datum hat keine Relevanz und wird nicht angegeben.

Generierte PDF-Datei

In der PDF-Datei des generierten Summenberichts wiederum hängt die konkrete Darstellung des Berichts von der verwendeten PDF-Vorlage ab.