Auf diese Seite gelangt man sowohl beim Anlegen eines neuen Mandanten als auch bei der Bearbeitung eines vorhandenen Mandanten.

Archivierungsvorgang

Hier im Schritt „Archivierung“ wird festgelegt, ob und nach welcher Frist und ggf. auf welchem dezentralen Transportweg Zahlvorgänge archiviert werden sollen. In den Archivierung-Systemeinstellungen wiederum wird der Transport und die Zeitsteuerung für die Archivierung zentral konfiguriert und der Archivierungsprozess an sich aktiviert (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen). Für den Transportweg „Download“ stehen die archivierten Dateien schließlich in der Archivdateienübersicht zum Herunterladen bereit (siehe dazu: Archivdateienübersicht).

Auswahl- und Eingabefelder

Falls Zahlvorgänge archiviert werden sollen, müssen die Archivierungsfristen

• für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenem Saldo (d.h. der Saldo ist Null),
• für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenem Saldo (der Saldo ist ungleich Null)
• und für nicht bezahlte Zahlvorgänge

in Tagen angegeben werden. Nach Ablauf dieser jeweiligen Fristen werden die Zahlvorgänge entsprechend archiviert. Zudem muss angegeben werden, ob die Kundendaten zusammen mit den Zahlvorgängen archiviert werden sollen. Falls dies nicht erwünscht ist, werden die Kundendaten beim Archivieren der Zahlvorgänge nicht gespeichert. Schließlich lässt sich die Art der Archivierung konfigurieren:

• Bei der zentralen Archivierung wird diejenige Konfiguration angewendet, die zentral in den Archivierung-Systemeinstellungen festgelegt ist (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen).
• Bei der dezentralen Archivierung lässt sich unabhängig von der Konfiguration in den Archivierung-Systemeinstellungen ein eigener Transportweg für die Archivierung der Zahlvorgänge dieses Mandanten auswählen: „Download“, „SCP“ oder „SFTP“. Je nach Auswahl des Transportweges werden die entsprechenden Eingabefelder eingeblendet. Für den Transportweg „Download“ werden die archivierten Dateien ohne weitere Eingaben in der Archivdateienübersicht zum Herunterladen bereitgestellt (siehe dazu: Archivdateienübersicht). Für die Transportwege „SCP“ und „SFTP“ werden die archivierten Dateien auf den Zielserver ins angegebene Remote-Verzeichnis übertragen. Dazu müssen Hostname, Portnummer, Benutzername und Passwort für die Anmeldung am Host sowie das Remote-Verzeichnis auf dem Host angegeben werden. Falls die Konfiguration des Transportweges nachträglich von „Download“ auf „SCP“ bzw. „SFTP“ geändert wird, stehen auch die bisherigen Archivdateien nicht mehr in der Archivdateienübersicht zum Download bereit, sondern werden ebenso in das angegebene Remote-Verzeichnis übertragen. Unabhängig von der Auswahl des Transportweges wird die Zeitsteuerung in jedem Fall aus den Archivierung-Systemeinstellungen übernommen (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen).

Mit der Archivierung werden alle Zahlvorgangsdaten inkl. der Kundendaten aus der Datenbank entfernt und damit sind diese Zahlvorgänge nicht mehr in der Zahlvorgangsübersicht zu sehen (siehe dazu: Zahlvorgangsübersicht).

Es wird empfohlen, die Fristen entsprechend den Aufbewahrungsfristen zu gestalten. Dabei sollte die Frist für offene Zahlvorgänge größer sein als die Frist für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenen Zahlvorgängen und diese wiederum größer als für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenen Zahlvorgängen. Daher werden beim Anlegen eines neuen Mandanten folgende Standardwerte angeboten:

Buttons

Unterhalb der Eingabefelder befinden sich drei Buttons: Beim Klick auf „Speichern“ werden die Eingaben gespeichert und der Benutzer wechselt gleichzeitig in den nächsten Bearbeitungsschritt des Workflows. Über „Abbrechen“ gelangt er in die Mandantenübersicht und über „Zurück“ geht er einen Schritt im Bearbeitungsablauf zurück.

Im Bearbeitungsmodus eines Mandanten ist es darüber hinaus möglich, die Konfiguration der Kassenzeichenarchivierung an die zugeordneten Organisationseinheiten zu übertragen. Dazu werden über den Button „Organisationseinheiten auswählen“ in einer separaten Lightbox zunächst die Organisationseinheiten ausgewählt, an die die Daten des Mandanten übertragen werden sollen. Die Datenübertragung erfolgt dann über den Button „Daten übertragen“ in der Lightbox. Dabei ersetzen die Daten des Mandanten die der Organisationseinheiten komplett. Außerdem muss beachtet werden, dass nur gespeicherte Daten des Mandanten übertragen werden.