Zur Archivdateienübersicht gelangt man entweder aus dem Hauptmenü über die Karte „Archivdateien“ oder aus dem Burger-Menü im Header über den Menüpunkt „Archivdateien“.

Über den Button „Hauptmenü“ gelangt man wieder zurück zum Hauptmenü des Portals.

Archivierungsvorgang

Für jede Organisationseinheit wird im Konfigurationsschritt „Archivierung“ festgelegt, ob und nach welcher Frist und ggf. auf welchem dezentralen Transportweg Zahlvorgänge archiviert werden sollen (siehe dazu: Archivierung). In den Archivierung-Systemeinstellungen wiederum wird der Transport und die Zeitsteuerung für die Archivierung zentral konfiguriert und der Archivierungsprozess an sich aktiviert (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen). Für den Transportweg „Download“ stehen die archivierten Dateien schließlich hier in der Archivdateienübersicht zum Herunterladen bereit.

Filterkriterien

Für die Erstellung der Archivdateienübersicht lässt sich zunächst oben im Header die systemweite Filterung für die Auswahl von Mandanten und Organisationseinheiten einsetzen (Erläuterungen dazu siehe unter: Systemweite Filterung).

Darüber hinaus stehen im Abschnitt „Auswahl“ folgende Filterkriterien zur Verfügung:

• Anfangsdatum
• Anfangsuhrzeit
• Enddatum
• Enddatum

Mit Anfangsdatum und -uhrzeit sowie mit Enddatum und -uhrzeit wird der Zeitraum ausgewählt, in dem die gesuchten Archivdateien erstellt wurden. Der Zeitraum ist beim Öffnen der Seite mit den 24 Stunden des aktuellen Datums vorbelegt und kann jedoch vom Bearbeiter beliebig variiert werden. Beachten Sie bitte, dass das Datenvolumen stark ansteigen kann, je größer der ausgewählte Zeitraum ist. Ein zu großer Datenumfang muss daher beschränkt werden.

Übersicht erstellen

Über den Button „Übersicht erstellen“ startet der Datenbankzugriff und die Zahlvorgänge werden tabellarisch in einer Übersicht mit folgenden sortierbaren Spalten angezeigt:

• Dateiname
• Erstellungszeitpunkt
• Heruntergeladen („nein“ / „ja“)

Die heruntergeladene Archivdatei trägt folgenden Namen:

<SysBez>_Archivdatei_<Mandanten-Nr.>-<Organisationseinheiten-Nr.>_<Zeitstempel>.zip

Dabei ist <SysBez> die Systembezeichnung, sofern sie in den Portal-Systemeinstellungen konfiguriert wurde (Erläuterungen dazu siehe unter: Portal-Systemeinstellungen).

Die Anzahl der Zahlvorgänge, die in eine Archivdatei geschrieben werden, ist auf maximal 100.000 Datensätze begrenzt. Darüber hinaus gehende Datensätze werden in eine weitere Archivdatei geschrieben. Die beiden Archivdateien tragen anschließend denselben Namen mit zusätzlichem Unterstrich und Zähler als Suffix.

Buttons

Die einzelnen Dateien lassen sich über ihre jeweiligen Aktions-Buttons herunterladen und löschen. Über die Checkboxen in der ersten Tabellenspalte können eine oder mehrere Dateien ausgewählt und anschließend über den Button „Ausgewählte Archivdateien herunterladen“ heruntergeladen oder über den Button „Ausgewählte Archivdateien löschen“ gelöscht werden. Die Buttons sind erst aktiv, nachdem wenigstens eine Datei ausgewählt wurde. Löschen lassen sich nur diejenigen Archivdateien, die zuvor bereits heruntergeladen wurden.