Archivierung
Auf diese Seite gelangt man sowohl beim Anlegen einer neuen Organisationseinheit als auch bei der Bearbeitung einer vorhandenen Organisationseinheit.
Archivierungsvorgang
Hier im Schritt „Archivierung“ wird festgelegt, ob und nach welcher Frist und ggf. auf welchem dezentralen Transportweg Zahlvorgänge archiviert werden sollen. In den Archivierung-Systemeinstellungen wiederum wird der Transport und die Zeitsteuerung für die Archivierung zentral konfiguriert und der Archivierungsprozess an sich aktiviert (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen). Für den Transportweg „Download“ stehen die archivierten Dateien schließlich in der Archivdateienübersicht zum Herunterladen bereit (siehe dazu: Archivdateienübersicht).
Auswahl- und Eingabefelder
Falls Zahlvorgänge archiviert werden sollen, müssen die Archivierungsfristen
- für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenem Saldo (d.h. der Saldo ist Null),
- für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenem Saldo (der Saldo ist ungleich Null)
- und für nicht bezahlte Zahlvorgänge
in Tagen angegeben werden. Nach Ablauf dieser jeweiligen Fristen werden die Zahlvorgänge entsprechend archiviert. Zudem muss angegeben werden, ob die Kundendaten zusammen mit den Zahlvorgängen archiviert werden sollen. Falls dies nicht erwünscht ist, werden die Kundendaten beim Archivieren der Zahlvorgänge nicht gespeichert. Schließlich lässt sich die Art der Archivierung konfigurieren:
- Bei der zentralen Archivierung wird diejenige Konfiguration angewendet, die zentral in den Archivierung-Systemeinstellungen festgelegt ist (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen).
- Bei der dezentralen Archivierung lässt sich unabhängig von der Konfiguration in den Archivierung-Systemeinstellungen ein eigener Transportweg für die Archivierung der Zahlvorgänge dieser Organisationseinheit auswählen: „Download“, „SCP“ oder „SFTP“. Je nach Auswahl des Transportweges werden die entsprechenden Eingabefelder eingeblendet. Für den Transportweg „Download“ werden die archivierten Dateien ohne weitere Eingaben in der Archivdateienübersicht zum Herunterladen bereitgestellt (siehe dazu: Archivdateienübersicht). Für die Transportwege „SCP“ und „SFTP“ werden die archivierten Dateien auf den Zielserver ins angegebene Remote-Verzeichnis übertragen. Dazu müssen Hostname, Portnummer, Benutzername und Passwort für die Anmeldung am Host sowie das Remote-Verzeichnis auf dem Host angegeben werden. Falls die Konfiguration des Transportweges nachträglich von „Download“ auf „SCP“ bzw. „SFTP“ geändert wird, stehen auch die bisherigen Archivdateien nicht mehr in der Archivdateienübersicht zum Download bereit, sondern werden ebenso in das angegebene Remote-Verzeichnis übertragen. Unabhängig von der Auswahl des Transportweges wird die Zeitsteuerung in jedem Fall aus den Archivierung-Systemeinstellungen übernommen (siehe dazu: Archivierung-Systemeinstellungen).
Mit der Archivierung werden alle Zahlvorgangsdaten inkl. der Kundendaten aus der Datenbank entfernt und damit sind diese Zahlvorgänge nicht mehr in der Zahlvorgangsübersicht zu sehen (siehe dazu: Zahlvorgangsübersicht).
Eingabefeld | Pflichtfeld | Typ | Längenbegrenzung | Format |
---|---|---|---|---|
Archivierungsfrist für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenem Saldo in Tagen | ja | Zahl | 1 – 4 Ziffern | 1 – 9999 |
Archivierungsfrist für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenem Saldo in Tagen | ja | Zahl | 1 – 4 Ziffern | 1 – 9999 |
Archivierungsfrist für nicht bezahlte Zahlvorgänge in Tagen | ja | Zahl | 1 – 4 Ziffern | 1 – 9999 |
Hostname (nur bei dezentraler Archivierung mit SCP / SFTP) | ja | String | 1 – 250 Zeichen | Beliebige Zeichen |
Portnummer (nur bei dezentraler Archivierung mit SCP / SFTP) | ja | Zahl | 1 – 5 Ziffern | Zahl von 1 – 65535 |
Benutzername (nur bei dezentraler Archivierung mit SCP / SFTP) | ja | String | 1 – 250 Zeichen | Beliebige Zeichen |
Passwort (nur bei dezentraler Archivierung mit SCP / SFTP) | ja | String | 1 – 100 Zeichen | Beliebige Zeichen |
Remote-Verzeichnis (nur bei dezentraler Archivierung mit SCP / SFTP) | ja | String | 1 – 250 Zeichen | Beliebige Zeichen |
Es wird empfohlen, die Fristen entsprechend den Aufbewahrungsfristen zu gestalten. Dabei sollte die Frist für offene Zahlvorgänge größer sein als die Frist für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenen Zahlvorgängen und diese wiederum größer als für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenen Zahlvorgängen. Daher werden beim Anlegen einer neuen Organisationseinheit folgende Standardwerte angeboten:
Eingabefeld | Standardwert |
---|---|
Archivierungsfrist für bezahlte Zahlvorgänge mit ausgeglichenem Saldo in Tagen | 180 |
Archivierungsfrist für bezahlte Zahlvorgänge mit nicht ausgeglichenem Saldo in Tagen | 270 |
Archivierungsfrist für nicht bezahlte Zahlvorgänge in Tagen | 365 |
Buttons
Unterhalb der Eingabefelder befinden sich drei Buttons: Beim Klick auf „Speichern“ werden die Eingaben gespeichert und der Benutzer wechselt gleichzeitig in den nächsten Bearbeitungsschritt des Workflows. Über „Abbrechen“ gelangt er in die Organisationseinheitenübersicht und über „Zurück“ geht er einen Schritt im Bearbeitungsablauf zurück.